Les DMÉ à la Clinique du Sud-Ouest de Verdun: étude de cas

Fondatrice et chef de l’équipe médicale des soins palliatifs à domicile du CLSC de Verdun, Geneviève Dechêne est aussi médecin de famille à la Clinique du Sud-Ouest de Verdun ‑ GMF du Sud-Ouest de Verdun depuis plusieurs années. Premier cabinet à s’être informatisé en sol montréalais, cette clinique qui regroupe une vingtaine de médecins de famille, a procédé à l’acquisition d’un système de gestion de dossiers médicaux électroniques (DMÉ) il y a un peu plus de trois ans. L’établissement doit son informatisation au Dr Marc Bouchard, 55 ans, directeur de la Clinique au moment de son passage aux dossiers électroniques. L’équipe a profité d’un déménagement dans de nouveaux locaux pour effectuer le virage. Fin stratège, le champion a d’abord gagné l’adhésion de l’ensemble des médecins avant de les impliquer dans toutes les étapes conduisant à l’implantation du système. Sa force résidait dans son manque d’expérience en informatique, ce qui faisait de lui un médecin auquel la plupart des autres professionnels pouvaient s’identifier.

La docteure Geneviève Dechêne

Désormais convaincue des nombreux avantages liés à l’adoption de l’informatique, la Clinique du Sud-Ouest de Verdun tente aujourd’hui de rallier les autres partenaires de son territoire (autres cabinets, Unité de médecine familiale, Hôpital de Verdun, CLSC de Verdun, etc.) afin de constituer un réseau par lequel ils pourraient échanger de l’information sur leurs patients respectifs.

Des débuts difficiles…

Être parmi les premiers à adopter une nouvelle technologie peut toutefois présenter certains défis. « Nous avons d’abord rencontré les responsables de l’Agence de la santé de Montréal qui nous ont proposé de remettre à plus tard notre projet d’informatisation et d’attendre qu’ils soient prêts. Une suggestion que nous avons évidemment déclinée, se rappelle Geneviève Dechêne. Nous nous sommes alors tournés vers des représentants du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) qui nous ont également demandé de retarder notre projet pour les mêmes raisons. »

« Étant des médecins de famille qui ne savaient pas taper et dont la plupart ne détenaient aucune connaissance en informatique, nous cherchions à obtenir des conseils sur le plan technologique en lien avec notre pratique en GMF-clinique réseau ouverte 7 jours par semaine avec et sans rendez-vous : quelle solution convenait le mieux à nos besoins de médecins en pratique interdisciplinaire requérant une capture et un partage immédiats des notes cliniques; quel fournisseur offrait le dossier électronique le plus simple; quelles solutions proposaient l’alternative de la note manuscrite à la note tapée; laquelle prendrait le moins de temps pour former nos secrétaires et surtout nos médecins; laquelle permettrait de sauver du temps aux médecins de façon à être plus efficients dans leur pratique, etc. Comme aucune instance ne pouvait répondre à nos attentes, nous avons décidé de procéder en solo à un appel d’offre. »

Livrés à eux-mêmes, tous les médecins de la clinique ont donc effectué une évaluation minutieuse des solutions offertes au Québec. Pour ce faire, ils ont rencontré chaque fournisseur de systèmes de gestion de dossier médical électronique. Pendant trois heures, ils les ont, à tour de rôle, bombardés de questions : comment la numérisation s’effectuera-t-elle? Comment les résultats seront-ils classifiés? Comment la capture de la note clinique se fera-t-elle? Comment partager cette note immédiatement avec les autres membres de l’équipe de soins ? Après avoir analysé l’ensemble des solutions disponibles au Québec, ils ont finalement opté pour le système offert par le fournisseur KinLogix, aujourd’hui propriété de TELUS.

Pour se rassurer dans leur choix, les médecins ont décidé, avant de procéder à l’acquisition, d’effectuer une visite à une clinique médicale de l’Assomption qui travaillait avec la solution de KinLogix depuis plus d’un an. « Et là, ce fut le coup de foudre, déclare Dr Dechêne. Ces médecins avaient sensiblement le même profil que nous : une moyenne d’âge de 54 ans, seulement deux omnipraticiens sur vingt possédaient leur doigté sur le clavier, ils étaient rémunérés à l’acte et prenaient en charge un grand nombre de patients (jour et soir, 7 jours sur 7). Comme nos revenus dépendaient du nombre de patient vus en consultation, ralentir notre cadence pour apprendre à travailler avec un système informatique signifiait pénaliser les patients et nous-mêmes financièrement. Un consensus avait donc été établi dès le départ: nous adoptions un DMÉ à la seule condition qu’il n’y ait aucun patient refusé. Même pas pour la première semaine d’opération. Alors, lorsque nous avons découvert que le système de KinLogix permettait la prise de notes manuscrite, nous sommes tombés sous le charme. Aucun autre système n’offrait cette possibilité au Québec à l’époque. »

Condition de réussite : Un objectif commun

Et quelle était la motivation à informatiser la clinique? La réponse est sans équivoque : prendre en charge plus de patients, leur offrir un meilleur service tout en expérimentant des meilleures conditions de pratique. Tout comme Montréal, Verdun connaît une grande pénurie de médecins de famille. Plus de 30 % des patients sont orphelins, c’est-à-dire sans médecin de famille. « Au quotidien, nous sommes donc confrontés à un flot de malades sans médecin de famille, et nous constations que nous perdions un temps considérable à gérer de la paperasse : les résultats de laboratoire papier, l’imagerie papier, les dossiers, etc. Nous avions aussi compris qu’adopter un système de gestion de DMÉ performant, nous ferait gagner du temps et ce, au bénéfice des patients, déclare Geneviève Dechêne.»

Et les résultats n’ont pas tardé à se manifester. Tous les médecins sans exception ont adhéré au DMÉ dès l’implantation le 1er juillet 2009. « Sans formation ou presque, ils nous ont mis un ordinateur/tablette sur notre bureau et un stylet entre les mains. Les secrétaires, bien formées, ont rentré les mots de passe et nous ont montré comment ouvrir et fermer les dossiers patients. Et nous avons ainsi plongé dans l’aventure. Dès cet instant, nous n’avions plus le droit de travailler en mode papier, raconte Geneviève Dechêne. Toutes les notes étaient capturées dans le DMÉ. Encore à ce jour, nous recevons chaque semaine des résidents en médecine familiale et nous faisons la même chose pour eux : iIs plongent sans formation préalable, avec un stylet à la main, et apprennent au fur et à mesure les principales composantes d’un DMÉ. Nous avons ainsi apprivoisé tranquillement l’outil et explorer toutes ses fonctionnalités. Si bien qu’aujourd’hui, tous les médecins de la clinique se servent du Prescripteur, de la feuille sommaire automatisée, des modules servant aux consultations, à l’imagerie, aux communications internes, etc.»

La fonctionnalité «Le prescripteur » fait gagner un temps précieux et est très appréciée des pharmaciens qui peuvent enfin les lire. Et ce, sans parler du sommaire pharmaceutique qui se construit tout seul ! Les messages des patients sont aussi attachés aux dossiers électroniques, ce qui améliore considérablement la pertinence des conseils téléphoniques et permet de noter tout ce qui est dit. Enfin, la plupart des médecins facturent désormais avec le DMÉ. « Nous sauvons entre 45 et 60 minutes par jour par médecin depuis que nous avons pris ce virage. De prime abord, ce résultat peut sembler minime mais si tous les médecins du Québec amélioraient ainsi leur efficacité, tout le monde y gagnerait. »

Autres avantages?

L’amélioration de la communication interprofessionnelle. Avec le DMÉ, les médecins travaillent davantage en équipe alors qu’ils évoluaient plutôt en silo avec les dossiers papier. Au quotidien, les 24 médecins de notre GMF travaillent avec cinq à six infirmières, deux travailleurs sociaux et plus de 20 spécialistes. Presque tous ces professionnels utilisent aujourd’hui le DMÉ. À titre d’exemple, la néphrologue accède ainsi aux notes cliniques des médecins de famille qui lui réfèrent des patients. Même chose pour la nutritionniste, le pneumologue, l’urologue, etc. En contrepartie, les omnipraticiens peuvent aussi prendre connaissance des recommandations, diagnostics, conseils formulés par tous les intervenants qui gravitent autour de leurs patients. Fini les papiers qui circulent entre médecins et les autres professionnels et qui stagnent parfois sur certains bureaux ou encore se perdent. La communication est désormais instantanée. Résultat : le système de gestion permet au médecin de famille de déléguer beaucoup plus et de pouvoir ainsi voir plus de patients.

Comme le DMÉ est hébergé sur le web, les médecins peuvent aussi y avoir accès partout. « C’est génial pour moi qui fait des visites à domicile deux jours par semaine et qui consacre le reste du temps au cabinet, à l’Unité de médecine familiale (UMF) et au CLSC. Lorsque je suis au CLSC, je peux, par exemple, répondre aux requêtes formulées par l’infirmière de la Clinique. De la maison, lorsque je suis de garde pour les soins palliatifs, je peux prendre une décision en temps réel avec le dossier en main plutôt que la reporter au lendemain ou encore risquer de mal conseiller l’infirmière. »

Pour la Clinique du Sud-ouest, le module Rendez-vous représente également un véritable bijou. « Nous ne voulions pas embaucher plus de secrétaires car nous ne voulions pas hausser nos frais. Ça nous prenait donc un module Rendez-vous simple et rapide. Résultat : nous sommes aujourd’hui capables de donner un rendez-vous en moins de deux minutes et nos secrétaires consacrent maintenant la majeure partie de leur temps à s’occuper des patients, donc à gérer leur salle d’attente, parler avec les malades, les aider, etc. » La qualité de réception de la clinique s’est grandement améliorée.

Avant l’implantation du DME, tous les tests de laboratoire arrivaient en format papier. Les secrétaires devaient sortir tous les dossiers et épingler les tests de laboratoires sur les dossiers concernés. « À moi seule, je reçois environ 200 résultats de laboratoire par semaine, pouvez-vous imaginer la manipulation qu’une telle tâche représente pour une vingtaine de médecins. Maintenant, tout arrive par courriel, directement dans le dossier électronique du patient, quel gain d’efficacité! Je consulte mes résultats en quelques clics, la signature électronique est un témoin légal de ma réception du résultat. Et si je constate une anomalie, le suivi s’effectue en moins de deux minutes, le message à la secrétaire étant directement attaché au dossier du patient concerné.»

Miser sur le bon champion

Pour réussir un projet d’implantation de système de gestion de DMÉ, il ne suffit pas seulement de trouver le bon outil, il faut aussi pouvoir miser sur le bon porteur de projet, communément appelé «le champion». Et aussi étonnant que cela puisse paraître, ce leader ne doit surtout pas être le plus technologique du groupe.

La Clinique du Sud-Ouest a, pour sa part, bénéficié du dynamisme du Dr Bouchard, médecin de famille depuis 30 ans. Jusqu’à cette année, l’omnipraticien n’avait jamais eu d’ordinateur à la maison, ni même de cellulaire ou de pagette. Ce dinosaure sur le plan technologique avait pourtant saisi l’importance de l’électronique et cherché une solution appropriée aux besoins de ses collègues. Et comme, le champion n’était pas le plus habile avec les technologies, personne ne pouvait lui dire : «on le sait bien toi, tu tapes plus vite qu’une secrétaire, tu tripes électronique, etc.». Ce qui a découragé, dès le départ, toutes plaintes ou renoncements.

« Si vous voulez convaincre un groupe de médecins de famille d’utiliser un DMÉ, votre champion ne doit surtout pas être techno et avoir moins de 30 ans. Il doit avoir la moyenne d’âge des médecins du Québec et mettre deux fois plus de temps à comprendre les subtilités technologiques que vos enfants, affirme en riant, Geneviève Dechêne. »

Il faut toutefois être assez convaincant pour inciter une vingtaine d’omnipraticiens à adopter l’informatique. Quel a été le plus fort argument qu’a servi le champion de la Clinique de Verdun pour obtenir cette adhésion d’entrée de jeu? « La qualité de la pratique mais aussi l’argent, répond spontanément Geneviève Dechêne. Le revenu des médecins travaillant en clinique est proportionnel au nombre de patients vus. Plus on prend en charge des personnes âgées, vulnérables et malades, plus nos revenus s’accroissent. L’adoption d’un DMÉ permet au médecin évoluant dans un cabinet (à l’acte) de non seulement voir plus de patients, ce qui lui permet d’augmenter ses revenus mais aussi de perdre moins de temps. Au lieu de consacrer 15 à 20 % de son temps à gérer des papiers, il en passera environ 5 %. Cet argument est très convainquant puisque le médecin prend aussi plus de plaisir à travailler.»

Améliorer sa qualité de vie au travail

Pour beaucoup de médecins, adopter un DMÉ, c’est aussi améliorer sa qualité de vie au travail. « Il est pour moi facile de comparer les deux modes de fonctionnement car je travaille aussi à l’Unité de médecine familiale et au CLSC de Verdun qui ne possède pas encore de DMÉ. Chaque fois, j’ai l’impression de retourner au Moyen-âge. Tout est long, on perd des documents, des messages. Je vois facilement deux à trois patients de moins par demi-journée dans de telles conditions. Les secrétaires sont malheureuses, courent pour faire des copies et m’amener des dossiers alors qu’à la Clinique, j’imprime moi-même les exemplaires à remettre aux patients. Tout le monde est frustré. Comme je vis ce bimode, il est facile pour moi de témoigner que les anciennes façons de faire n’ont plus leur place aujourd’hui. Et comme je forme de nouveaux médecins, je ne peux pas m’empêcher d’être attristée par le fait qu’on ne les initie pas aux nouvelles technologies. Il m’apparaît absurde que les UMF n’aient pas été informatisées de façon prioritaire, de façon à montrer l’exemple, à offrir à nos futurs médecins de famille un modèle de pratique stimulant et efficace, pour leur donner le goût ensuite de faire de la médecine de famille de première ligne. »

Des rêves pour le futur?

Au niveau électronique, Dr Dechêne rêve de recevoir les résultats de laboratoire, les consultations des spécialistes et l’imagerie directement par lien électronique. Pour ce faire, la Clinique médicale de Verdun tente de créer un réseau avec les différentes instances de la région afin d’obtenir les résultats médicaux en format numérique. « Alors que cette opération se fait aisément dans d’autres régions du Québec, nous nous butons ici à des problèmes techniques qui dépendent de l’Agence de la santé de Montréal et que notre clinique ne peut pas solutionner, soutient l’omnipraticienne. Résultat : depuis quatre ans, les résultats de laboratoire sont imprimés à l’Hôpital de Verdun, télécopiés à la Clinique du Sud-Ouest, pour être ensuite numérisés et passés à la déchiqueteuse. Ce qui représente une petite forêt chaque semaine. Nous subissons ainsi un délai de quelques heures pour obtenir des résultats de laboratoire qui pourraient nous parvenir en temps réel. Il suffirait d’avoir un lien électronique sécurisé pour les transférer. Je ne peux pas croire qu’en 2012, à Montréal, par surcroit, on ne puisse effectuer cette opération qui se fait aujourd’hui en Europe, aux États-Unis, au Canada anglais et même dans le Bas-Saint-Laurent. »

La diffusion de ce contenu et de l’ensemble des résultats de recherche contenus dans ce blogue est rendue possible par une subvention octroyée par les Instituts de recherche en santé du Canada (FQRSC) à l’équipe responsable du projet de transfert de connaissances Using Research Results to Improve the Implementation of the Electronic Health Record in Primary Care. Marie-Pierre Gagnon, professeure agrégée à la Faculté des sciences infirmières de l’Université Laval, représente cette équipe.

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