Les  barrières susceptibles d’entraver l’adoption des dossiers médicaux électroniques (DMÉ) sont nombreuses, mais il existe des solutions pour les contourner ou carrément éviter leur apparition. En fait, une métaétude menée par deux chercheurs néerlandais montre bien qu’à chaque type de difficulté correspond un remède bien particulier.   

À l’issue d’un processus de sélection rigoureux, Albert Boonstra et Manda Broekhuis ont analysé 22 études scientifiques publiées de 1998 à 2009 sur le thème de l’adoption des dossiers médicaux électroniques.

Cette analyse leur a permis de classer les différents obstacles à l’adoption des DMÉ en huit grandes catégories : il y a les obstacles financiers, les obstacles techniques, les obstacles temporels, les obstacles psychologiques, les obstacles sociaux, les obstacles juridiques, les obstacles organisationnels et les obstacles qui ont un lien avec la manière dont les acteurs gèrent le changement.

Les obstacles financiers peuvent prendre différentes formes. Ainsi, une clinique peut ne pas être en mesure d’avancer les sommes substantielles qu’il en coûte, par médecin, pour acheter un DMÉ et l’implanter. De plus, faire fonctionner un DMÉ adéquatement une fois que celui-ci a été installé peut être dispendieux (il faut assurer son entretien). Enfin, certains professionnels de la santé doutent que le rendement de l’investissement qu’ils devront réaliser pour se doter d’un DMÉ soit suffisant (ils doutent que le jeu en vaille la chandelle).

Sur le plan technique, certains médecins, certaines infirmières et certaines secrétaires n’ont pas les habiletés informatiques dont ils auraient besoin pour bien utiliser un DMÉ (beaucoup, entre autres, tapent à l’ordinateur avec difficulté). Il arrive aussi que les cliniques se plaignent de ce que le soutien technique offert par leur fournisseur de DMÉ soit inadéquat. En outre, certains DMÉ sont trop complexes ou difficiles à personnaliser selon les besoins précis des utilisateurs, tandis que d’autres ne fonctionnent pas harmonieusement avec les bases de données ou les logiciels existants des cliniques ou de leurs partenaires. Enfin, l’achat d’un DMÉ peut requérir celui de nouveaux ordinateurs ou équipements de communications.

Selon les études recensées par Boonstra et Broekhuis, le temps est aussi une variable importante que nulle clinique ne devrait négliger. Il faut du temps pour choisir, acheter et implanter un DMÉ, du temps que les médecins ne sont pas toujours prêts à soustraire de celui consacré à leurs tâches habituelles. Les utilisateurs doivent aussi accepter le fait qu’au début, ils auront à se familiariser avec un outil complètement nouveau, faire de la saisie de données dans des documents vierges et assurer la numérisation des dossiers papier existants, des activités qui les rendront possiblement moins productifs à court ou moyen terme.

Certains obstacles sont psychologiques. Une étude examinée par Boonstra et Broekhuis a ainsi montré que 58 % des médecins sans DMÉ doutent que cet instrument puisse contribuer à une amélioration des soins offerts aux patients. Selon les chercheurs, on manque de données et d’études de cas pour montrer aux non-convertis que les DMÉ rapportent, qu’il vaut la peine pour les médecins, les infirmières et les secrétaires de changer les méthodes de travail avec lesquelles ils sont à l’aise. Par ailleurs, l’autonomie des médecins est une question à prendre en considération : certains professionnels peuvent en effet freiner l’adoption des DMÉ, parce qu’ils craignent que l’implantation de ces outils mène à une réduction du contrôle qu’ils ont sur leurs façons de faire.

Sur le plan social, il est indispensable que les utilisateurs aient confiance en leur fournisseur et son logiciel. Il faut aussi qu’ils se sentent soutenus par des tiers comme l’État ou les compagnies d’assurance. Il ne faut pas que les professionnels de la santé aient l’impression que la relation avec le patient souffrira de l’implantation d’un DMÉ (selon une étude repérée par Boonstra et Broekhuis , 92 % pensent que cela se produira). Enfin, il paraît risqué de déployer un DMÉ quand il n’existe pas de réelle culture de collaboration au sein d’une clinique ou quand les dirigeants de celle-ci croient peu aux avantages de l’informatisation.

Sur le plan juridique, beaucoup de non-utilisateurs (mais aussi d’utilisateurs) croient que la sécurité et la confidentialité des données patients est moins bien assurée avec un DMÉ qu’avec des dossiers papier, un frein majeur au déploiement efficace de ce logiciel.

La nature de l’organisation à informatiser affecte aussi sa propension à prendre le virage DMÉ — et à l’effectuer avec succès. En particulier, les petites cliniques ont plus de difficulté que les grandes à implanter un DMÉ avec succès et à en exploiter toutes les facettes, entre autres parce que les utilisateurs y reçoivent généralement moins de soutien.

Finalement, il faut de bonnes pratiques de gestion du changement pour réussir un projet d’implantation de DMÉ. Il faut notamment que les médecins en viennent à percevoir que l’opération leur rapportera, il faut que tous — les professionnels de la santé et le personnel administratif — y participent et il faut qu’un champion se manifeste.

Toutes ces barrières potentielles sont importantes, mais certaines le sont plus que d’autres, si on se fie aux travaux de Boonstra et Broekhuis. En fait, celles dont les cliniques et leurs partenaires doivent se préoccuper en tout premier lieu — sans pour autant négliger les autres — sont les barrières financières, techniques et temporelles.

Pour éliminer les entraves financières gênant l’implantation des DMÉ dans les cliniques, les deux chercheurs néerlandais suggèrent que de l’information soit remise aux médecins sur le rendement probable des investissements qu’ils seront appelés à réaliser, que des histoires de succès leur soient présentées et que des incitatifs leur soient offerts.

Les cliniques auront en outre plus de facilité à contourner les obstacles techniques qui se dressent devant elles si, entre autres, de la formation est offerte aux professionnels de la santé et aux secrétaires qui y œuvrent, si le DMÉ est conçu de manière à s’adapter aux pratiques actuelles plutôt que le contraire, si l’implantation de cet instrument se fait étape par étape et si une équipe informatique compétente est embauchée pour vite régler les problèmes qui surgiront après le déploiement de l’outil.

Pour assouplir les contraintes de temps, les cliniques devraient finalement donner aux médecins le soutien dont ils ont besoin pour vite commencer à construire leurs dossiers électroniques, offrir des sessions de formation aux utilisateurs, créer un service d’assistance vers lequel médecins, infirmières et secrétaires peuvent se tourner en cas de difficulté et, possiblement, revoir certains flux de travail.

En conclusion, comme le rappellent les chercheurs, « il est important de souligner que mettre l’accent sur un seul facteur de mise en œuvre [des DMÉ] n’est pas suffisant ». Comme les obstacles sont multiples et interreliés, les solutions susceptibles de mener à leur élimination doivent être appliquées de manière intégrée.

Pour obtenir plus de détails sur cette recherche, consultez :

Boonstra, Albert et Manda Broekhuis, « Barriers to the acceptance of electronic medical records by physicians from systematic review to taxonomy and interventions », BMC Health Services Research, volume 10, numéro 231, 2010. Version en ligne consultée le 21 septembre 2012.

La diffusion de ce contenu est rendue possible par une subvention octroyée par les Instituts de recherche en santé du Canada (FQRSC) à l’équipe responsable du projet de transfert de connaissances Using Research Results to Improve the Implementation of the Electronic Health Record in Primary Care.